소송에서는 여러가지의 증거, 증언을 이용하여 공방하게 된다.

그중에서도 문서에 의한 증거는 아주 강력하고 중요하다. 그 이유는 문서 내용에 따라 소송의 승패가 좌우되는 결정적인 수단이 되는 경우가 많기 때문이다. 

예를 들면 특허권자측이 스스로 그 특허의 무효를 인정하는 듯한 서면을 확보하고 있거나 침해소송의 피고측이 침해를 자인하는 서면을 확보 하고 있다면 승패는 명확하다고 볼 수 있다.

따라서 장래 일어날 지식재산부분의 소송을 대비하기 위해선 적절한 문서관리 규정을 정하고 이를 정확하게 운영해 나가는 것이 바람직하다.

문서의 작성 및 보관에 관한 규정

특허의 침해문제나 유효성에 관한 사내문서는 첨부터 작성을 하지 않는 것이 바람직하다.

소송에서 사내문서가 유리하게 작용되는 것은 거의 없고, 통상 불리한 증거로 채택되는 경우가 많기 때문이다.

그렇기에 침해문제와 관련된 서류의 작성은 최소한에 그치고, 더욱히 자사에게 불리한 서류는 남기지 말아야 한다.

하지만 사내에서는 경영입장의 간부나 관련부문에의 설명 또는 보고를 위하여 어느 정도 불리한 내용을 포함한 서류를 작성 할 수 밖에 없는 상황이 있다.

따라서 지식재산관계, 특하 권리관계의 서류작성기준에 대해서는 엄격하게 제한하고 또는 구두로 보고하는 것을 원칙으로 삼는 방향을 추천한다.

또한 그러한 서류들은 보관기한에 있어 가능한 단기간으로 설정하는게 바람직하다.

물론 실무적으로는 보관기간 만료시에 보관책임자가 관련 서류와 상황을 체크하여 필요하다고 판단되는 경우에는 보관기한을 연장 할 수 있는 규정을 무시하거나 만들지 말라는 것은 아니다.

이런 경우 소송 상대방으로부터 서류의 보관상황이나 제출현황에 대해 의심을 받을 수 있기에 부득이하게 작성한 자사에 불리한 내용을 포함하고 있는 서류는 그 배포처를 한정하고, 폐기기한을 명시하여 대상자에게 이를 준수해야한다.

특허출원 관련 사내서류에 대해서도 발명자와 교신이나 인용문헌의 검토메모 등이 자사특허의 권리행사시에 충분히 불리한 증거로 작용하는 경우가 많기에 심사가 종료되어 권리가 성립한 단계단계부터 폐기하는 규정을 만드는 것이 바람직 하다.

예전에는 서면과 같은 오프라인 상에서의 서류가 문제가 되었지만, 최근 소송에서 흔히 문제가 되는 것은 e-mail이나 전자문서 또는 파일의 기록이다.

문서관리규정에서의 서류관리와 마찬가지로 작성기한이나 보관기한을 적용하여 관계자의 개인 PC또는 회사의 서버로부터 데이터를 삭제 해야한다.

물론 삭제를 했다 하더라도 기술적으로 복원이 가능할 수 있기에 적절한 판단이 필요하다. 

특권의 활용

문서관리에 대해서 또 한가지 생각해봐야 할 것은 불리한 진술을 강요 받지 않을 권리, 즉 변호사의 특권을 활용하는 것이다.

특히 미국에서 소송이 일어나고 있다면 증거개시절차에 있어서는 이 특권 없이는 싸울 수 없다는 것을 알고 있어야 한다.

특권이 있는 서류는 디스커버리에 존재하고 있어도 상대방에게 개시할 필요가 없다. 또한 상대방은 이를 증거로서 활용할 수가 없다.

따라서 특권을 최대한으로 이용하는 것은 미국소송에서 아주 유리하고 똑똑한 수단이다.

그렇기에 이 특권을 획득하고 유지하기 위해서는 엄격한 서류관리가 필요할 것이다.

미국소송에서의 한가지 팁을 알려준다면,

미국법 하에서 보호되는 특권은 통상 Attorney – Client Privilege라고 불리며, 변호사와 의뢰자간의 법적조언에 관한 교신은 증거새시의 대상에서 제외가 된다.

전형적인 것이 침해나 특허의 유효성에 관한 감정이고, 미국에서의 소송 가능성이 예측되는 안건에 대해서는 가능한 빨리 미국변호사를 관여시키고, 장래 소송으로 발전할 경우에 대비하여 문제 소지가 언급된 서류를 보호해야 한다.

변호사와 직접 교신을 하지 않고, 변호사의 지시에 근거한 사내서류나 관련 데이터, 변호사 의견의 사내보고서 등도 특권의 대상으로 올려 놓고, 가능한 사내서류도 변호사의 의뢰나 보고와 관련시키는 것이 좋은 방법이다.

특권의 대상이 되는 서류는 그 관계자 사이에서만 비밀리에 보관 되는 것이 바람직하다.

만약 누구에게나 배포된다면 그 특권을 포기한 것으로 봐야 한다.( 포기한 것이다)

따라서 특권의 대상서류에는 반드시 ‘Privileged/Confidential’등을 표시하고, 관계없는 사람에게 배포하거나 복사되지 않도록 엄격히 관리해야 한다.

특권의 포기는 소송의 진행 중에도 문제가 되는 경우가 많다.

부주의하게 특권대상 서류를 상대방에게 개시하거나, 증거녹취 중에 특권정보의 내용을 업급한다면, 그 대상서류나 정보만의 특권을 포기하는 문제로 끝나는 것이 아니다.

관계서류나 정보까지도 개시해야하는 상황이 올 수 있다.

또 하나 소송상의 문제는 상대상으로부터 고의침해를 주장당한 경우이다.

이에 대한 항변으로서 미리 취득하고 있는 특허 비침해나 특허무효에 관한 변호사 감정서를 제출하는 것이 가장 좋은 방법이지만, 제출에 의하여 특권을 포기하는 것이 되며 그 감정과 관련된 서류 정보를 오픈해야 한다.

따라서 실제 소송의 경우는 감정의 개시에 대하여 그 필요성과 효과, 불이익등을 신중하게 판단해야 한다.